تطوير ادارة المشتريات

تطوير ادارة المشتريات ليس مجرد تحسين للعمليات اليومية، بل هو نهج شامل يستند إلى الابتكار والتكنولوجيا والاستراتيجيات الحديثة التي تسهم في تحقيق قيمة مضافة حقيقية؛ ففي عالم الأعمال المتسارع والمتغير باستمرار، تبرز إدارة المشتريات كعنصر أساسي في نجاح المؤسسات وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. 

تطوير ادارة المشتريات

يعتبر تطوير ادارة المشتريات من الأمور الحيوية لتحسين كفاءة وفعالية العمليات داخل المؤسسة، وفي ما يلي أبرز النقاط لتطوير إدارة المشتريات؛ فمن الجدير بالذكر أنه بتطبيقها يمكن تحقيق تحسينات كبيرة في أداء إدارة المشتريات، مما يسهم في تحقيق أهداف المؤسسة بشكل أكثر كفاءة وفعالية؛ وتتمثل تلك النقاط في ما يلي: 

• تحليل البيانات وذلك عبر استخدام الأدوات التحليلية والذكاء الاصطناعي لتحليل بيانات المشتريات والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية؛ وتطبيق الأنظمة الآلية لتحديد الموردين الأمثل وتتبع أداء الموردين.
• إدارة العلاقات مع الموردين من خلال بناء علاقات قوية وطويلة الأمد مع الموردين؛ وتقييم أداء الموردين بانتظام وتحسين التفاوض للحصول على أفضل شروط ممكنة.
• تدريب الموظفين على أحدث التقنيات وأفضل الممارسات في إدارة المشتريات، وتشجيع المشاركة في ورش العمل والمؤتمرات المتعلقة بإدارة المشتريات.
• وضع خطط استراتيجية تتضمن توقع الاحتياجات والميزانية؛ كذلك تطوير سياسات وإجراءات واضحة لإدارة المشتريات.
• التأكد من التزام عمليات المشتريات بالمعايير الدولية والقوانين المحلية، ومراجعة العقود والسياسات بانتظام لضمان الامتثال القانوني فذلك أمر في غاية الاهمية ل تطوير ادارة المشتريات.
• تطبيق منهجيات التحسين المستمر مثل Lean وSix Sigma لتحسين العمليات وتقليل الهدر، بالإضافة إلى جمع ومراجعة ملاحظات الموظفين والموردين والعملاء لإجراء التحسينات اللازمة.

 أنواع استراتيجيات الشراء

استراتيجيات الشراء هي الأدوات والخطط التي تستخدمها المؤسسات لتحسين عمليات الشراء وتحقيق الكفاءة والتكلفة المثلى، ويمكن تصنيف استراتيجيات الشراء إلى عدة أنواع حسب الأهداف والاحتياجات المختلفة للمؤسسة؛ وتتمثل الأنواع الرئيسية لاستراتيجيات الشراء في ما يلي:

 الشراء المباشر (Direct Purchasing)

• يركز على شراء المواد أو الخدمات التي تدخل مباشرة في إنتاج المنتج النهائي.
• يتطلب إدارة علاقات وثيقة مع الموردين لضمان جودة وتسليم المواد في الوقت المحدد.

 الشراء غير المباشر (Indirect Purchasing)

• يشمل شراء المواد والخدمات التي لا تدخل بشكل مباشر في عملية الإنتاج، مثل الأدوات المكتبية والخدمات اللوجستية.
• يهدف إلى تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة في العمليات الداعمة.

 الشراء الجماعي (Group Purchasing)

• يتم عبر تعاون عدة مؤسسات أو أقسام داخل المؤسسة لشراء المواد والخدمات بكميات كبيرة للحصول على خصومات أكبر.
• يساهم في تقليل التكاليف وتحسين القوة التفاوضية.

 الشراء الاستراتيجي (Strategic Sourcing)

• يركز على تطوير شراكات طويلة الأمد مع الموردين الاستراتيجيين.
• يتضمن تحليل السوق وتقييم الموردين لتحقيق أفضل قيمة على المدى الطويل.

 الشراء الإلكتروني (e-Procurement)

• استخدام منصات وأنظمة إلكترونية لإدارة عمليات الشراء.
• يهدف إلى تحسين الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتعزيز الشفافية في عمليات الشراء.

 الشراء وفق الطلب (Just-in-Time Purchasing)

• يعتمد على شراء المواد عند الحاجة فقط لتقليل المخزون وتقليل تكاليف التخزين.
• يتطلب تنسيقًا دقيقًا مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب.

 الشراء المستدام (Sustainable Purchasing)

• يركز على شراء المنتجات والخدمات التي تلبي معايير الاستدامة البيئية والاجتماعية.
• يساهم في تعزيز صورة المؤسسة كمسؤولة اجتماعيًا وبيئيًا.

الشراء الدولي (Global Sourcing)

• يتضمن البحث عن موردين عالميين للحصول على أفضل جودة وأسعار تنافسية.
• يتطلب فهما عميقا للتحديات اللوجستية والقوانين التجارية الدولية.

الشراء التنافسي (Competitive Bidding)

• يشمل دعوة الموردين لتقديم عروض تنافسية للحصول على العقود.
• يهدف إلى الحصول على أفضل العروض من حيث السعر والجودة.

 الشراء التعاوني (Collaborative Purchasing)

• يشمل التعاون مع موردين وشركاء في سلسلة التوريد لتحسين العمليات وتطوير المنتجات.
• يساهم كذلك في بناء علاقات قوية وتعزيز الابتكار.

 الشراء المركّز على القيمة (Value-Based Purchasing)

• يركز على الحصول على أفضل قيمة من المشتريات وليس فقط أقل سعر.
• يتضمن تقييم شامل للجودة والأداء والخدمة المقدمة من الموردين.

خطوات لإنشاء تطوير ادارة المشتريات

يجدر بالذكر أن تطوير إدارة المشتريات يتطلب نهجًا منظمًا ومخططًا لضمان تحسين الكفاءة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة؛ وفي ما يلي خطوات إنشاء تطوير ادارة المشتريات:

1. تقييم الوضع الحالي عبر دراسة العمليات والإجراءات المتبعة حاليًا في إدارة المشتريات، وتقييم الأداء الحالي وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
2. تحديد ما ترغب المؤسسة في تحقيقه من خلال تطوير إدارة المشتريات (مثل تقليل التكاليف.
3.  تحسين جودة الموردين، تحسين كفاءة العمليات)، و التأكد من أن أهداف إدارة المشتريات تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
4. تحليل السوق والموردين، وذلك عبر فهم الاتجاهات الحالية في السوق والمتغيرات التي قد تؤثر على المشتريات، كذلك إجراء تقييم شامل للموردين الحاليين والمحتملين، بما في ذلك جودة المنتجات، الالتزام بالمواعيد، والأسعار.
5.  وضع استراتيجيات الشراء ويتم ذلك بناءً على التحليل والأهداف، واختيار الاستراتيجيات التي تناسب احتياجات المؤسسة (مثل الشراء المباشر، الشراء الإلكتروني، الشراء المستدام)، كذلك تطوير سياسات وإجراءات جديدة: وضع سياسات وإجراءات جديدة تتماشى مع الاستراتيجيات المختارة.
6. إدارة العلاقات مع الموردين عبر تطوير شراكات طويلة الأمد مع الموردين الاستراتيجيين، وتحسين مهارات التفاوض للحصول على أفضل الشروط والعقود.
7. مراقبة الأداء والتحسين المستمر(KPIs) حيث تحديد مؤشرات الأداء التي يمكن من خلالها قياس نجاح إدارة المشتريات، ومراجعة الأداء بانتظام وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها.
8. التوافق مع المعايير والقوانين وضمان أن جميع العمليات والإجراءات تتماشى مع المعايير والقوانين المحلية والدولية؛ وتحديث السياسات والإجراءات بانتظام لضمان الامتثال المستمر.
9. تحسين التواصل بين إدارة المشتريات وبقية الأقسام لضمان تحقيق الأهداف المشتركة، وتشجيع التعاون بين الأقسام لتحديد الاحتياجات وتحقيق الفوائد المشتركة.
10. تقييم الفوائد المالية وغير المالية الناتجة عن تطوير إدارة المشتريات، وقياس العائد على الاستثمار لتحسين إدارة المشتريات.

أهداف إدارة المشتريات مع برنامج فوالا

برنامج فوالا هو نظام إدارة مشتريات يساعد المؤسسات على  تطوير ادارة المشتريات وتعزيز الكفاءة؛ لتحقيق أقصى استفادة من برنامج فوالا، وتتمثل الأهداف الرئيسية التي يمكن تحقيقها ل تطوير ادارة المشتريات باستخدام برنامج فوالا في ما يلي:

• تقليل الوقت المستغرق في العمليات اليدوية من خلال استخدام نظام فوالا.
• تقليل الزمن اللازم لإتمام دورات الشراء من خلال تحسين العمليات وتقليل الخطوات المتكررة.
• استخدام بيانات وتحليلات فوالا لتحسين استراتيجيات التفاوض مع الموردين والحصول على أفضل الأسعار.
• مراقبة المصروفات والتكاليف بدقة أكبر باستخدام تقارير وتحليلات النظام.
• متابعة أداء الموردين بانتظام باستخدام نظام التقييم المدمج في فوالا لضمان تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع عمليات الشراء والموافقات والتواصل مع الموردين.
• بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين عبر تحسين التواصل وإدارة التعاقدات والشروط بفعالية.
• تسهيل التواصل والتعاون بين إدارة المشتريات والأقسام الأخرى من خلال مشاركة المعلومات والبيانات عبر نظام فوالا.
• توفير بيانات وتحليلات دقيقة لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحسين العمليات بشكل عام.

أهداف ادارة المخازن في تطبيق فوالا

إدارة المخازن في تطبيق فوالا تهدف إلى  تطوير ادارة المشتريات وتحقيق عدة أهداف رئيسية تتمثل في ما يلي:

• تحسين دقة المخزون.
• تحسين الكفاءة التشغيلية.
• تقليل التكاليف.
• تحسين خدمة العملاء.
• تحسين إدارة الموارد.
• تحقيق التكامل بين الإدارات.
• توفير تقارير وتحليلات دقيقة.
• الامتثال للمعايير واللوائح.